Datenschutzerklärung

Wie und warum erhebt Coffee in Companies (CinC) personenbezogene Daten?
CinC erhebt personenbezogene Daten bei der Durchführung Ihrer Tätigkeiten. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Daten, die sie von der betroffenen Person anfordert oder welche die betroffene Person selbst übermittelt. Denken Sie dabei an ein erstes Telefonat zwischen CinC und einem (potenziellen) Kunden oder an die Situation, in der ein (potenzieller) Kunde eine E-Mail an CinC sendet.

CinC geht bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten so sorgfältig wie möglich vor. Ein wichtiger Bestandteil dieser Sorgfalt ist Transparenz. CinC findet es wichtig, dass Dritte und betroffene Personen Einblick in die Art und Weise der Nutzung der personenbezogenen Daten und den entsprechenden Grund haben. Darum wurde dieses Statement erstellt. Wenn Sie nach dem Lesen dieses Statements noch Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie Kontakt mit CinC aufnehmen. Das gilt natürlich auch, wenn Sie eines der im Folgenden beschriebenen Rechte in Anspruch nehmen möchten oder eine Beschwerde haben. Die vollständige Anschrift und den Namen des Ansprechpartners finden Sie am Ende dieses Statements.

Wer ist Coffee in Companies (CinC) genau?
CinC gilt als Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie ist unter der Nummer NL 8542.15.797.B01 im Handelsregister der Handelskammer eingetragen und hat ihren Sitz in den Niederlanden und ist erreichbar unter der Telefonnummer +49 (0)2836 – 9993808 und per E-Mail unter coffee@cinc.eu.

Hat CinC einen Datenschutzbeauftragten?
[CinC] hat keinen Datenschutzbeauftragten angestellt. Sie hat aber einen Mitarbeiter benannt, der als erster Ansprechpartner in Bezug auf den Datenschutz und personenbezogene Daten fungiert. Das ist Herr Dick Wichard. Die vollständige Anschrift finden Sie am Ende dieses Statements.

[CinC] hat einen Datenschutzbeauftragten angestellt.Dieser Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter der Telefonnummer +49 (0)2836 – 9993808 und per E-Mail unter coffee@cinc.eu.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet CinC und warum?
[CinC] verarbeitet verschiedene Arten personenbezogener Daten aus verschiedenen Gründen. Die verarbeiteten Daten sind Identifikationsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer, Handelsregisternummer), Standortdaten (Postanschrift und/oder Niederlassungsanschrift) und Finanzdaten (Kontoverbindung, Zahlungsdaten). Der erste Hauptzweck dieser Verarbeitung ist das Zustandekommen eines Vertrages mit dem Kunden. Dazu müssen CinC und der Kunde schließlich miteinander kommunizieren. Denken Sie dabei zum Beispiel an die Aufnahme der Wünsche des Kunden und das Erstellen eines Angebots. Der zweite Hauptzweck ist die Erfüllung des geschlossenen Vertrages. Denken Sie dabei zum Beispiel an die regelmäßige Abstimmung über den Fortschritt oder an ... . Der dritte Hauptzweck ist die Fakturierung der Tätigkeiten bzw. der Dienstleistung sowie die Verarbeitung der Bezahlung (sofern erforderlich das Inkasso). Der letzte Hauptzweck ist die Information des Kunden über für ihn oder sie wichtige Entwicklungen.

Darf CinC die Daten verarbeiten?
[CinC] verarbeitet personenbezogene Daten, wenn dies für das Zustandekommen eines Vertrages mit einem Kunden und/oder einem Lieferanten oder die Umsetzung dieses Vertrages erforderlich ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Angebot angefordert oder eine Bestellung aufgegeben wird oder wenn [CinC] selbst eine Bestellung aufgibt. CinC verarbeitet personenbezogene Daten darüber hinaus, wenn ihre eigenen Interessen dies rechtfertigen. Das ist der Fall, wenn die Durchführung ihrer Tätigkeiten ohne die Verarbeitung dieser Daten für CinC nach vernünftigem Ermessen nicht möglich ist. Schließlich fragt CinC in manchen Fällen (darüber hinaus) nach der Zustimmung für die Nutzung dieser Daten. Die Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitung sind daher

dass die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages, bei dem die betroffene Person eine Partei ist, erforderlich ist oder dass sie auf Verlangen der betroffenen Person vor Vertragsabschluss erfolgt
dass die Verarbeitung für die Wahrung der berechtigten Interessen von CinC (oder eines Dritten) erforderlich ist
dass die betroffene Person ihre Einwilligung für die Verarbeitung erteilt hat.

Im Hinblick auf Kategorie (ii) gilt, dass es sich in allen Fällen um Verarbeitungen handelt, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind. Sie kann ohne die Nutzung der personenbezogenen Daten des Kunden ihre Tätigkeiten schlichtweg nicht erbringen, sie kann nicht kommunizieren, sie kann kein ... usw. Darum hat sie ein berechtigtes Interesse an diesen Verarbeitungen. CinC ist der Auffassung, dass dieses Interesse bei einer Abwägung gegen die Interessen der betroffenen Person Vorrang haben muss. Zwei Erwägungen spielen dabei eine Rolle. Erstens weiß CinC aus Erfahrung, dass es in der Regel keine Einwände gegen diese Verarbeitungen gibt. Darum nimmt CinC dies als Ausgangspunkt. Zweitens die Tatsache, dass CinC die Daten nicht länger als nötig speichert. Um die Rechte der betroffenen Person dennoch soweit wie möglich zu respektieren, nutzt CinC die Daten nur, sofern dies für die Erfüllung des Zwecks erforderlich ist.

Im Hinblick auf Kategorie (iii) gilt, dass eine erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden kann.

Werden die personenbezogenen Daten auch an andere übermittelt?
[CinC] wird in manchen Fällen personenbezogene Daten an Parteien, mit denen sie zusammenarbeitet, übermitteln. Das sind sogenannte „Auftragsverarbeiter“. Mit diesen Auftragsverarbeitern hat CinC Verträge geschlossen. Damit wird gewährleistet, dass diese Auftragsverarbeiter (genauso wie CinC selbst) sorgfältig mit diesen Daten umgehen. Der Auftragsverarbeiter ist auf der Grundlage dieses Vertrages zum Beispiel verpflichtet, einen ordnungsgemäßen Schutz zu gewährleisten, vertraulich mit diese Daten umzugehen und die Daten zu vernichten.

CinC beabsichtigt nicht, personenbezogene Daten anderen Parteien als den Auftragsverarbeitern zu übermitteln. Es kann höchstens sein, dass im Einzelfall Informationen mit einem (anderen) Mitarbeiter des Kunden oder mit Parteien, die in einer direkten Beziehung zum Kunden stehen, geteilt werden.

Bleiben die personenbezogenen Daten in Europa?
In diesem Zusammenhang wird vom Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gesprochen. Dazu gehören die EU-Staaten ergänzt um Norwegen, Liechtenstein und Island. Alle anderen Länder gelten als „Drittland“. CinC übermittelt keine personenbezogenen Daten in Drittländer. Die personenbezogenen Daten bleiben somit grundsätzlich in Europa. Sollte im Ausnahmefall dennoch die Rede von einer Weiterleitung in ein „Drittland“ sein, dann erfolgt dies nur in ein Land, für das auf europäischer Ebene festgestellt wurde, dass dort ein geeignetes Niveau des Schutzes personenbezogener Daten gewährleistet ist.

Wie lange werden die Daten gespeichert?
Für die Speicherung der von ihr erhobenen Daten gelten bei [CinC] verschiedene Fristen, je nach Kategorie der Daten und nach der Art und Weise der Erhebung. Die genauen Fristen sind im von CinC erstellten Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu finden.

Bei der Festlegung der geltenden Fristen ist CinC zunächst von den gesetzlichen (Mindest-) Fristen ausgegangen. Denken Sie dabei an die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung buchhalterischer Informationen. Darüber hinaus hat sich CinC, wo dies möglich war, an die Aufbewahrungsfristen im (niederländischen) Freistellungsbeschluss zum Datenschutz gehalten. Somit gilt in Bezug auf die Kontaktdaten des Kunden eine Aufbewahrungsfrist von maximal einem Jahr nach Beendigung der Geschäftsbeziehung zwischen den Parteien. Schließlich hat sich CinC bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen von ihren Interessen und denen des Kunden leiten lassen. So kann es zum Beispiel für beide Parteien wichtig sein, Dokumente mit (detaillierteren) Vereinbarungen länger als zwei Jahre aufzubewahren. Wenn derartige Dokumente (zum Beispiel E-Mail-Korrespondenz) personenbezogene Daten enthalten, dann werden diese somit auch aufbewahrt.

Im Hinblick auf die über Cookies auf der Website erhobenen Daten, gelten die im Cookie Statement (siehe an anderer Stelle auf dieser Website) genannten Fristen.

Welche Rechte habe ich?
Gemäß dem Gesetz sind Sie eine „betroffene Person“ und haben Sie einige konkret beschriebene gesetzliche Rechte. Sie können bei [CinC] einen Antrag stellen, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen, zu erhalten, zu ändern oder löschen zu lassen. Sie können der (weiteren) Verarbeitung Ihrer Daten auch widersprechen. Wenn [CinC] Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis Ihrer Einwilligung verarbeitet, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Für alle diese Themen und für weitere Fragen können Sie Kontakt aufnehmen mit:

CinC

Herrn Dick Wichard

Im Hammereisen 18

47559 Kranenburg (Anschrift)

+49(0)2836 9993808 (Telefonnummer)

coffee@cinc.eu (E-Mail-Adresse).

[CinC] wird innerhalb eines Monats auf Ihre Nachricht reagieren.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass [CinC]gegen die geltenden Rechtsvorschriften zu personenbezogenen Daten verstößt, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, NL-2509 AJ DEN HAAG) einreichen.

Ist bei CinC die Rede von automatisierter Beschlussfassung?
Bei [CinC] erfolgt keine automatisierte Beschlussfassung.

Was muss ich sonst noch wissen?

CinC hat im Interesse einer ordnungsgemäßen Datenschutzregelung ein Verzeichnis über alle Arten der Verarbeitung personenbezogener Daten erstellt. Pro Verarbeitung sind u.a. der Zweck, die Grundlage und die Aufbewahrungsfrist aufgeführt. Wenn Sie der Auffassung sind, mit dieser Datenschutzerklärung nicht ausreichend informiert zu sein, dann können Sie die Einsicht in dieses Verzeichnis beantragen.
[CinC] hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen. Eine entsprechende Beschreibung finden Sie ebenfalls im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. CinC bewertet regelmäßig, ob diese Maßnahmen noch ausreichend sind.
Die Datenschutzregelung von CinC bezieht sich auch auf Themen, die unabhängig von der Geschäftsbeziehung zu ihren Kunden sind. So gilt zum Beispiel auch eine Aufbewahrungsfrist für Daten von Bewerbern.
CinC gewährleistet, dass alle ihre Mitarbeiter ihre Datenschutzregelung kennen und dass ihnen deren Bedeutung bewusst ist. Alle Mitarbeiter sind zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
Es wird von Zeit zu Zeit erforderlich sein, diese Regelung zu ändern. Dazu ist [CinC] berechtigt. Wir empfehlen Ihnen, diese Regelung ab und zu im Hinblick auf eventuelle Änderungen zu prüfen.